Para trabajar bien con Microsoft Excel, es necesario conocer los libros de trabajo y las hojas de cálculo.
Los documentos de Excel se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo está compuesto por una o más hojas de cálculo (en concreto, tres por omisión). Para comprender el concepto de libro de trabajo tomemos como ejemplo un procesador de textos. Supón que el documento de un procesador de textos, en lugar de ser una carta, fuera una carpeta que contuviera cartas. Así, en cada documento se podrían tener varias cartas. En el caso de Excel es igual: su documento, en lugar de ser una hoja de cálculo, son varias hojas de cálculo agrupadas en un libro de trabajo.
El motivo de hacerlo así es que resulta muy frecuente tener la necesidad de repartir el trabajo que se realiza con Excel entre varias hojas de cálculo. Es más fácil tener un solo documento que agrupe todas esas hojas de cálculo relacionadas que tener un documento por cada hoja.
Los libros de trabajo se almacenan como archivos dentro del disco duro o de una memoria portátil. De esa manera es posible conservar el trabajo realizado cuando se apaga el ordenador.
Cuando ejecutas Excel, éste arranca y crea un libro de trabajo nuevo y en blanco. Este libro de trabajo no está todavía almacenado en el disco duro. Más adelante adelante tendrás que ver la manera de gestionar los libros de trabajo y sus hojas de cálculo y cómo guardarlos en disco.
La extensión de archivos de los documentos de excel es .xlsx desde la versión de Office 2007. En versiones anteriores es .xls y si tienes la versión más reciente de Excel no tendrás problemas para trabajar con cualquiera de estos formatos.
