GTD son las siglas de “Getting Things Done” (organízate con eficacia), un método para organizar tu trabajo y tu vida diaria.
El método GTD fue ideado por David Allen en su libro homónimo. Se basa en el principio de que las personas necesitan liberar sus mentes de las tareas pendientes para solventarlas con eficacia.
Este sistema, a diferencia de otros métodos de organización, no establece prioridades, sino que crea listas específicas para cada contexto, por ejemplo, listas de tareas en un sitio concreto.
El método GTD se basa en cuatro principios:
Recopilar
Allen denomina a las grabadoras, libretas, agendas… “cubos de almacenamiento”. La primera fase del método GTD consiste en depositar en los cubos todo lo que necesitemos recordar, realizar o seguir y estos cubos tienen que vaciarse una vez a la semana.
Procesar
Tenemos que procesar nuestro cubo respetando las siguientes reglas:
- Empezar siempre por el principio.
- No procesar más de un elemento a la vez.
- No devolver al cubo ningún elemento.
- Si un elemento requiere de una acción para ser realizado tenemos tres opciones:
- Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
- Si no es tu tarea, delégalo.
- Posponlo.
- Si un elemento no requiere ninguna acción para realizarlo tenemos otras tres opciones:
- Archívalo como referencia.
- Deséchalo si no es procedente.
- Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
- Si no puedes delegar un elemento, informa al área correspondiente de que tiene que revisarlo.
Organizar
Confecciona listas para mantener un seguimiento constante de los elementos que tienen que ser atendidos:
- Acciones próximas: son las acciones que hay que realizar antes de atender un elemento. Es conveniente agruparlas por contextos, por ejemplo, “en la oficina” o “por teléfono”.
- Proyectos: son las tareas inconclusas de tu vida o de tu trabajo, aquellas que requieren más de una acción para completarse. Allen las denomina “open loop” (bucle abierto) y recomienda revisarlas periódicamente para establecer las acciones próximas asociadas a ellas.
- Algún día: son cosas que quieres hacer pero que ahora no es posible. Por ejemplo, aprender un idioma, visitar un país concreto…
Allen recomienda reservar el calendario para lo que él denomina “hard landscape” (paisaje yermo), que son todas aquellas tareas que deben cumplirse obligatoriamente en un plazo específico: citas, reuniones…
Revisar
Las acciones próximas han de revisarse diariamente y los proyectos y “algún día”, al menos una vez por semana para actualizar las acciones próximas.
Hacer
Tenemos que resolver cada tarea en el orden en el que las hemos introducido en nuestros cubos, así nos aseguramos de que no dejamos siempre pendientes las tareas más tediosas y difíciles.
