Es un instrumento que impulsa la calidad protocolaria dentro de la empresa. Además, debe formar parte del plan general de comunicación de la organización.
Dentro de cualquier empresa, la misión fundamental de un manual interno de procolo consiste en establecer un estilo propio, en base a las particularidades de cada organización. Se trata de adaptar las normas protocolarias tradicionales y modernas a las estructuras y a la imagen general que desea proyectar la entidad.
Esta herramienta de relaciones públicas debe incardinarse en el plan general de comunicación de la compañía, no en vano ha de ser congruente con la política comunicativa global que se pretende.
En primer lugar, se procederá a realizar un estudio minucioso y detallado de la organización, para detectar los elementos que la diferencien del resto, de la competencia. De esta manera, lograremos extraer una filosofía general, adaptándola a las técnicas protocolarias más idóneas. La finalidad es potenciar la imagen y la personalidad de la empresa, a través del manual interno de protocolo.
En la elaboración, de este instrumento de calidad protocolaria, deben tenerse presentes algunas premisas:
- El manual debe huir de la rigidez y apostar por la flexibilidad, ésta enriquecerá todo tipo de actos.
- Se debe apostar por el sentido común, adoptar las decisiones más acordes con las condiciones particulares del evento en cuestión.
- Las ordenaciones mixtas en presidencias y mesas se están imponiendo para reuniones y encuentros empresariales. Se persigue rodear al anfitrión de personalidades de diferentes ámbitos o sectores, para lograr conversaciones más amenas y heterogéneas.
- El manual dejará a un lado el protocolo oficial, pues no se trata de instituciones públicas. Se centrará en el protocolo mixto (alternancia de cargos de la empresa y ajenos) y en el protocolo comparado (igualdad de tratamiento entre cargos internos y similares externos).
- La sobriedad y el buen gusto estarán siempre presentes.
- Una referencia permanente en todos los eventos de la empresa han de ser los símbolos de la misma (bandera, logotipo etc).
- El manual interno de protocolo es una herramienta dinámica, que precisa actualización constante. Se moverá al compás de la política general de comunicación que implemente la organización.
